Getting Things Done – kultowy system efektywności

Moja przygoda z planowaniem zaczęła się od tego, że… lubię czytać. A w dodatku od dawna interesowały mnie sposoby na to, by rzeczy w życiu robić mądrzej. W efekcie trafiłam na książkę Davida Allena Getting Things Done (nie pamiętam, z czyjego polecenia, bo to chyba jeszcze w gimnazjum było!).

Ta pozycja obecnie osiągnęła status kultowej w randze światowej, a sam system jest uważany za jeden z najlepszych pod względem kształtowania osobistej efektywności.

Książka sama w sobie jest dosyć gęsta, wręcz naszpikowana informacjami, ponieważ autor swój system nie tylko dogłębnie przemyślał, ale też szczegółowo opisał. Ale nie martw się, jeśli nie przepadasz za czytaniem poradników! Poniżej przedstawiam najważniejsze założenia metody Getting Things Done (GTD) oraz przede wszystkim wskazówki, jak wprowadzić ją do swojej organizacji. Czytaj dalej!

Elementy systemu Getting Things Done

Jak już wspomniałam, GTD jest metodą dobrze przemyślaną a więc spójną i najlepiej sprawdza się wtedy, gdy korzystamy ze wszystkich jej elementów. Na początku wydaje się, że ten sposób raczej zabiera nasz czas, niż pozwala nam go uporządkować – ale masz rację: wydaje się 😉

Każdy z elementów ma swoje założenia, ale każdy można dostosować do swoich przyzwyczajeń i potrzeb, także jeśli chodzi o wykorzystywane narzędzia. Przed Państwem pięć elementów metody GTD!

1. Gromadzenie

To podstawowy etap, którego celem jest zapewnienie Ci wolnego umysłu do myślenia. Może kojarzysz koncepcję niedomkniętych pętli? W skrócie to takie myśli, wobec których nie podjęłaś żadnych decyzji – krążą po Twojej głowie, dopóki temat nie zostanie zamknięty. Tak samo jest ze wszystkimi sprawami do załatwienia, które próbujesz zapamiętać. Zajmują Twoją „pamięć operacyjną” i zamiast skupiać się na bieżącej aktywności, angażujesz mózg w utrzymywanie otwartych pętli.

Dlatego fundamentem skuteczności tej metody jest gromadzenie wszystkich swoich spraw w jednym miejscu. Wybór notesu, aplikacji, notatek w telefonie jest wtórny – weź to, co najczęściej masz przy sobie i do czego regularnie zaglądasz. Na początku musisz zdobyć zaufanie do tego miejsca przechowywania danych po to, by faktycznie uwolnić głowę. Przy okazji, jest to jeden z elementów pracy nad lepszą koncentracją. Nawet gdybyś miała nie wykorzystać pozostałych elementów GTD, bo ich nie potrzebujesz, ten jeden nawyk warto wprowadzić.

2. Analiza

To z kolei moment na zajrzenie do swojego zbioru danych. Otwierasz notes, włączasz aplikację i określasz kategorie spraw, które udało Ci się zebrać. Najlepiej ustalić sobie regularną porę na wykonywanie takiej analizy – wtedy zwiększasz pewność, że zapisane kwestie w tym systemie nie zginął. (Dziś nie o nawykach, ale jednym z prostszych sposobów jest dodanie tej czynności do innej, którą już robisz regularnie – np. ustal porę analizy na czas po wieczornym myciu zębów).

Jakie kategorię spraw określać? Na początku odpowiedź na pytanie „czy coś należy z tym zrobić?”, innymi słowy czy sprawa wymaga od Ciebie podjęcia jakiegoś działania (dentysta – tak, umówienia się na wizytę, przesłane od kumpla zdjęcia z wakacji – nie, bo już oglądaliście je razem).

Sprawy niewymagające działania

Mogą mieć trzy rodzaje. Pierwszy to wspomniane zdjęcia z wakacji – teraz już nic z nimi nie robisz, ale chcesz zachować na później. Dlatego archiwizujesz je w dowolnej formie: zapisujesz link, wrzucasz do dysku Google lub zgrywasz na swój pendrive ze zdjęciami.

Drugi rodzaj to sprawy, które wymagają działania, ale nie teraz. Mogą odnosić się do Twoich długofalowych projektów lub marzeń do zrealizowania w przyszłości. Dlatego najlepiej zapisać je z konkretną datą, kiedy działanie będzie trzeba podjąć (możesz do tego wykorzystać kalendarz lub listę zadań, w której da się ustawić termin).

Trzeci rodzaj to kwestie, które niepotrzebnie zaprzątają Twoją głowę, np. pochodzą od kogoś, ale temat Cię nie interesuje lub są wariantem przyszłości, którego już nie zmienisz czy nawet wariantem przyszłości, na który nie masz wpływu. Takie kwestie najlepiej wyrzucić. Skreślić z listy i zapomnieć na tak długo, jak się da 😉 (Któregoś dnia być może wpiszesz je znowu i znowu skreślisz, ale zyskasz te trzy dni wolnego umysłu pomiędzy. No chyba że wtedy wpiszesz i stwierdzisz, że chcesz o tym porozmawiać z szefem, psychologiem, przyjaciółką – to wtedy wpadną do kategorii „potrzebują działania”).

Co z kwestiami wymagającymi działania?

Określasz wobec każdej pierwsze, najmniejsze działanie, jakie trzeba podjąć. Pójść na zakupy – zrobić listę produktów, zaplanować wakacje – poszukać hotelu, dentysta – zadzwonić i umówić termin. Przy czym, jeżeli ten pierwszy krok zajmie Ci mniej niż 2 minuty – wykonaj go od razu. Wtedy Twoja lista zadań nie będzie listą zadań pierdołowatych no i przede wszystkim, pójdziesz w końcu sprawdzić te zęby, bo nie odwleczesz tego w nieskończoność 😉

3. Porządkowanie

Ten etap można połączyć z analizą – będzie sprawniej. Porządkujesz w zasadzie już tylko te najmniejsze kroki, które wyodrębniłaś w czasie analizy. Przypisujesz im datę (jeżeli wymagają określonego czasu wykonania), przenosisz je na listę zadań do zrobienia na kolejny dzień (zaglądasz wtedy tylko do listy a nie do całej swojej bazy = skupiasz się na tym, co teraz ważne). Możesz także porządkować sprawy według miejsca lub narzędzi, których potrzeba do ich wykonania – rozwinięcie tego tematu jeszcze się pojawi na blogu, stay tunned.

4. Przegląd

Nadszedł moment na kontrolę swojego działania w systemie. Przegląd całości powinien odbywać się rzadziej, niż analiza – optymalna częstotliwość to raz w tygodniu. Ma na celu zaktualizowanie Twojego miejsca w drodze do wykonania zadań. Wtedy przeglądasz ponownie bazę danych, ostatnie listy zadań oraz miejsce z kwestiami odłożonymi do przemyślenia w przyszłości. Eliminujesz to, co już zostało wykonane, dopisujesz nowe zadania, zmieniasz terminy realizacji, jeśli coś się przeciągnęło. To takie świeże spojrzenie na to, co jeszcze masz do zrobienia. (W bardziej zaawansowanej wersji to także czas na rozmieszanie punktów strategicznych, ale o tym w przyszłości).

5. Działanie

Ostatni element, wisienka na torcie. Wszystko to, co chce zajmować Twoją energię, jest logicznie uporządkowane. Wiesz, gdzie tego szukasz. Możesz zatem świadomie dokonywać wyborów, które z zadań są właściwe do wykonania w aktualnym momencie. Wiesz, które mają najkrótszy termin realizacji, a które znalazły się na liście „najbliższe zadania” lecz bez daty. Nie boisz się, że o czymś zapomnisz. Możesz w 100% skupić się na obecnym zadaniu.

Chcesz konkretów, chcesz praktyki?

Nie martw się, ten wpis miał nakreślić Ci, na czym polega metoda Getting Things Done. Wyszło sporo, więc dam Ci trochę czasu, byś ułożyła to sobie w głowie. Masz jakieś pytania? Którąś kwestię powinnam jeszcze rozwinąć? Koniecznie daj znać w komentarzu!

A ja wrócę z kontynuacją. Powiem Ci, co sama robię z GTD i jakie narzędzie do tego wykorzystuję. Widzimy się niebawem!