Czas – realne podejście

Aplikacja, bujo, kalendarz z Biedronki – narzędzi do planowania jest tyle, że z pewnością (jak chcesz) znajdziesz odpowiednie dla siebie. Później pozostaje tylko wpisać zadania, spotkania i… realizować! Tyle że szybko dochodzimy do wniosku, że to nie takie łatwe. Bo coś wypadnie, coś się okaże trudniejsze, a do kolejnego zadania nie dostaliśmy materiałów od współpracowników. Oczywiście, na wiele z tych problemów nie masz wpływu, a o tym, jak planować, gdy życie się zmienia, jeszcze napiszę (promise!).

Dziś o szacowaniu. Jak określić czas na konkretne zadania? Czy da się osiągnąć to, że dana czynność naprawdę zajmie nam tyle czasu, ile na nią poświęciliśmy w planie? Przyjrzymy się temu z bliska.

Dobrze oszacowany plan jest możliwy do realizacji. Patrzymy wtedy na siebie przychylniej, bo „daliśmy radę” i tym samym unikamy wrażenia, że coś „wisi nam nad głową” albo że stale się nie wyrabiamy. Jednocześnie – szczególnie na początku przygody z planowaniem – łatwo można wpaść w przeliczanie swoich możliwości, niedoszacowywanie czasu. Być może kojarzysz zasady o zapełnianiu kalendarza w 60 lub 80 procentach, by zawsze zostało miejsce na wydarzenia niespodziewane. Jak najbardziej jest to istotne. Ale nawet żeby zostawić wolne te 20 procent, trzeba wiedzieć, co „zmieści” się w pozostałych 80.

15 minut na czytanie, 30 na projekt

Kluczowa kwestia jest związana z rodzajem zadania. Na swojej liście możesz mieć te do zrealizowania w konkretnym i krótkim czasie (prezentacja na środę), te do zrobienia w konkretnym, ale drugim okresie (praca magisterska) oraz takie, które chcesz realizować bez konkretnego horyzontu czasowego (nauka języka, czytanie artykułów branżowych). Do planowania każdej z tych grup można podejść inaczej.

Krótkie, terminowe

Wbrew pozorom z tą kategorią najtrudniej sobie poradzić. Raczej nie rozkładamy takich zadań na części, trzeba siąść, zrobić, przesłać. Jeśli to zadanie nowe – taki rodzaj, którego do tej pory nie realizowałaś, pozostaje oszacować czas na oko. I daleko od deadline’u. Jeśli zadanie okaże się trudniejsze, niż myślałaś – wysupłasz trochę dodatkowego czasu, bo termin nie mija o północy.

Następnym razem będzie lepiej – zapamiętasz, co było czasochłonne i uwzględnisz dłuższy blok. Z tego względu warto rejestrować czas wykonywania danych zadań (np. przez Timeneye). Regularne, znane typy później z łatwością umieścisz w kalendarzu.

Długie, terminowe

Jeżeli czas na wykonanie danego zadania zaczynasz mierzyć w kilku tygodniach lub miesiącach, z pewnością jego wykonanie będzie wymagało podziału na części. I tu drzewko decyzji się rozrasta.

Wyraźne, różne typy zadań, które tworzą efekt

Jeśli zadanie jest długoterminowe, ale składa się z mniejszych kroków – zidentyfikuj najpierw każdą z części. Na przykład: opracowanie podsumowania kwartału w pracy wymaga sprawdzenia statystyk, przeczytania recenzji klientów, zestawienia kosztów i wydatków oraz przygotowania prezentacji na podstawie wszystkich danych. Wtedy planując, określasz czas wykonania każdego z elementów – je wpisujesz do kalendarza. (O zapasie od terminu nie muszę przypominać, nie?). Jeśli masz już trochę doświadczenia, to wiesz, że statystyki zajmą 3 godziny, recenzje 1,5 h a prezentację trzaśniesz w godzinę. Ogólny czas zadania też będzie jasny.

Jednolite, ale długie

Możesz trafić też na zadanie, które wymaga tej samej aktywności, ale zajmuje czas. Będą to np. notatki z podręcznika do marketingu Kotlera (fundamentalne dzieło… 848 stron) albo stworzenie bazy danych zespołów weselnych Podlasia. Gdy prędkość notowania z czytanych tekstów jest Ci znana, robisz to samo, co w punkcie powyżej, określając tylko liczbę odcinków tego samego działania. Jednak gdy po raz pierwszy ewidencjonujesz Podlasie, po prostu się tego dowiedz! Zmierz czas przez kilka pierwszych podejść i ustal średnią. Dużo spokojniej wtedy do niego podejdziesz, wiedząc, na ile dni takie działanie rozłożyć.

Życiowe, bezterminowe

Jeśli co do zasady nie określasz czasu, który całościowo poświęcisz na angielski lub artykuły biznesowe, zdefiniuj czas cząstkowy. Zastanów się, ile artykułów chcesz przeczytać w miesiącu lub ile czasu tygodniowo będziesz szlifować język. Gdy bardziej niż efekt liczy się podejmowanie danej czynności, warto przeznaczyć na nią konkretny blok i po upływie określonego czasu – odłożyć zadanie na kolejny, zapisany w kalendarzu moment. Dla mnie to – póki co – najlepszy patent na zaopiekowanie się działaniami, które nie przynoszą widocznych rezultatów szybko.

Czy da się osiągnąć to, że dana czynność naprawdę zajmie nam tyle czasu, ile na nią poświęciliśmy w planie?

Wróćmy do tego pytania z początku. Możemy to osiągnąć w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy określamy czas a nie efekt (zadania życiowe). Po drugie, jeśli nasze obowiązki są schematyczne lub powtarzamy je wyjątkowo długo – wtedy wyrabiamy w sobie sprawność. Niekiedy takie wyrabianie sprawności możemy przekształcić w pewnego rodzaju konkurencję – próbując poprawić swoją efektywność. Może w następnym tygodniu uda Ci się lepiej skupić i przygotować prezentację w 45 minut a nie w godzinę? Do sprawdzenia! Trzeba tylko pamiętać, że każde zadanie ma swoją granicę, za którą spada jakość.

To tyle z moich doświadczeń. Co Tobie pomaga realnie podchodzić do określania czasu na zadania? Podziel się swoją wskazówką w komentarzu!